Assistant/e I, Financier/ère, RDC

L ́Assistant/e Financier/ère I est chargé/e de fournir une assistance pour les opérations financières du bureau national d’Ipas en RDC, et d’assurer un soutien en comptabilité générale et pour les tâches administratives, notamment : suivi des contrats, achats et approvisionnement, traitement et compilation des documents sources pour la rédaction de rapports financiers, introduction de données et décaissement des paiements, ainsi que dans d’autres domaines en fonction des besoins. L ́Assistant/e Financier/ère I assure le traitement des documents financiers, l’introduction des données dans le logiciel financier et la préparation en temps utiles d’états et de rapports financiers.

• Rédaction et contrôle/suivi des contrats relatifs aux subventions, sous-contrats et services
• Fourniture aux sous-bénéficiaires d’Ipas en RDC d’une assistance technique dans le domaine financier pour la préparation de leurs rapports financiers et pour veiller à ce que tous les justificatifs concernant les dépenses soient conformes aux normes d’Ipas.
• Maintenance des registres des immobilisations et de tous les actifs d’Ipas et consignation des entrées et sorties de trésorerie
• Contrôle de ce que l’ensemble des justificatifs requis pour tout paiement soient en ordre et correctement organisés
• Remplissage des formulaires de demande de paiement, en veillant à ce qu’ils soient complets et exacts
• Analyse des relevés de frais de déplacement, examen et organisation des documents financiers en rapport avec les sous-contractants et les sous-bénéficiaires et suivi avec les personnes concernées pour consigner les avances consenties à des membres du personnel et les paiements anticipés de frais d’hôtels
• Maintenance de la documentation « bien reçu » et « contrôle de conformité » pour tous les achats de biens et gestion des stocks.
• Réalisation des autres tâches qui lui sont assignées
• Rapprochement des comptes de caisse, rapprochement bancaire et analyse des coûts
• Analyse des flux de gestion internes conformément aux procédures
• Préparation des prévisions mensuelles de paiements avant soumission au département financier
• Contrôle du respect des calendriers fiscaux et classement des déclarations fiscales
• Vérification et contrôle des entrées ou comptabilisation dans tous les documents comptables
• Suivi de l’historique des ressources financières jusqu’à attribution

Clients / Fournisseurs internes et extérieurs et tierces parties

• Collaboration quotidienne avec le/a Conseiller/ère Financier/ère pour faire en sorte que toute la documentation soit complète, exacte et conforme aux normes et procédures
• Soutien le Directeur Financier pour l’exécution des tâches et des charges qui lui sont assignées, dont rapport hebdomadaire
• Fourniture de rapports au Directeur Financier en matière de flux de travail, de dates limites, de rapports et de politiques
• Gestion des relations avec les entités externes, notamment avec les vendeurs et consultants externes

Exigences minimales pour la fonction

• Diplôme de baccalauréat dans un domaine apparenté
• 1 à 2 ans d’expérience pertinente en procédures financières de base
• Excellentes compétences organisationnelles et en communication interpersonnelle
• Maîtrise du français écrit et parlé, et de l ́anglais parlé

Compétences souhaitées

• Connaissance professionnelle d’un ou plusieurs logiciels de comptabilité, notamment Quickbooks et Excel
• Connaissance professionnelle des procédures d’achat et d’approvisionnement en RDC.