OXFAM GB RECRUTE LES CHARGES DES RESSOURCES HUMAINES ET ASSISTANTS ADMINISTRATIFS

OFFRE D’EMPLOI # KIN 014/06/2020

TITRE DU POSTE : CHARGE DES RESSOURCES HUMAINES ET BIEN ETRE DU PERSONNEL (HR AND STAFF WELFARE OFFICER)
DIVISION / DEPARTEMENT / LOCATION : Kinshasa et Lubumbashi avec mission en provinces
GRADE : D2
MISSION D’OXFAM GB : Travailler en collaboration avec les autres pour trouver des solutions durables à la pauvreté et la souffrance
BUT DU POSTE : Apporter un appui technique et fonctionnel au niveau des ressources humaines pour la réponse COVID 19 ainsi que veiller à ce que les procédures d'exploitation standard de COVID19 soient correctement appliquées dans la réponse COVID19, afin de répondre aux besoins de l'organisation dans l'établissement du devoir de diligence d'Oxfam à l'égard de son personnel.
STRUCTURE DU POSTE :
Le titulaire du poste rapporte à : Coordinateur des Ressources Humaines
A des liens de travail avec : les équipes support et programme
Staff qui rapporte à ce poste : Assistant à l’Administration et aux Ressources Humaines
Responsabilité Budgétaire : Aucune
DIMENSIONS DE TRAVAIL:
• Apporter tout appui en relation avec la gestion des Ressources Humaines et de l’administration aux responsables et aux autres staffs qui le sollicitent
• Fournir l’appui nécessaire pour mettre en œuvre les plans opérationnels selon les standards convenus dans l’organisation
• Assister les différents responsables en apportant des solutions à des problèmes divers et complexes et développer des solutions pour les problèmes de routine relatifs aux Ressources Humaines
• Conseiller le staff et les managers sur diverses questions de Ressources Humaines
• Développer des relations efficaces avec des partenaires extérieurs (ONEM, Inspection du Travail…).
• Présenter les informations récoltées selon les formats préétablis.
• Démontrer une grande flexibilité pour anticiper et répondre à des défis inhérents à son contexte opérationnel
• L’impact de ce rôle est très déterminant au sein du Département RH et dans le programme de la réponse COVID19 d’Oxfam GB.
• Soutenir et de mettre en œuvre le bien-être du personnel en comprenant le contexte et en soutenant la direction des Ressources Humaines.
RESPONSABILITES PRINCIPALES :
Sous la supervision directe de son Manager :
Recrutement, Gestion des contrats et avantages
• Fournir l’appui au recrutement conformément aux politiques et procédures des Ressources Humaines
• Produire les projets de contrats de travail et les conventions de prestation de services sur orientation du Coordonnateur HR d’Oxfam GB basé a Kinshasa.
• Former et informer le nouveau staff sur leurs droits et obligations découlant du contrat et du Code de Conduite, ainsi que les systèmes et politiques de Ressources Humaines en collaboration avec le Coordonnateur HR d’Oxfam GB
• Faire le suivi des soins médicaux et Mettre en application le système de suivi des dépenses médicales par famille et par mois en fonction des pratiques en la matière.
• Etablir les bons des soins médicaux conformément aux politiques des soins médicaux d’Oxfam GB,
• Préparer les déclarations des mouvements de travailleurs lors de l’embauche des nouveaux employés et lors de la cessation des relations de travail
• En concertation avec et selon les orientations fournies par le Coordonnateur RH, assurer la liaison et la bonne collaboration avec les services publics en matière de législation de travail, de sécurité sociale et de formation des agents par l’INPP
• Assurer le suivi des congés contractuels, des congés de circonstances, des R&R et des absences du personnel.
• Assurer un suivi des fins de contrat, de période probatoire et en informer en temps utile le Coordonnateur RH qui en discuter avec les managers sur les actions appropriées au vu du niveau de performance des staffs concernés
• Organiser les entrevues de fin de contrat et s’assurer que tous les formulaires de fin de contrat sont organisés conformément aux procédures OGB,
• Elaborer différents rapports lies aux Ressources Humaines sur demandés de la hiérarchie
• Prodiguer des conseils aux employés sur la gestion des performances et s’assurer que tout le monde comprend l’importance des objectifs et des évaluations de performance
• Faire le suivi du processus de fixation des objectifs et de revue des performances et s’assurer que les objectifs organisationnels en cette matière sont respectés au niveau de sa base.
• Suivi du travail des employés occasionnels,
Gestion des performances
• Se rassurer que tous les nouveaux employés ont fixé leurs objectifs au plus un mois après la signature de leur contrat et les mettre sur le système GOLD ;
• Se rassurer que les évaluations de performances mid term et annuelles ont été faites et mises dans le système aux dates fixées.
Bien être du personnel
• Travailler avec tout le personnel pour s'assurer que les procédures opérationnelles normalisées de COVID19 sont respectées et appliquées dans tous les locaux d'Oxfam (bureau, Guest house et entrepôt).
• S’assurer à tout moment que les Guest houses et les bureaux d'Oxfam sont gérés conformément aux procédures opérationnelles standard et que le personnel qui y travaille est formé et suivi de manière appropriée et transmet tout problème en lien avec leur bien-être.
• S’assurer le suivi de toute plainte du personnel. (Nettoyeurs, chauffeurs et gardiens)
• Trouver et fournir des locaux confortables et appropriés pour le logement du personnel avec des installations appropriées (couvertures, serviettes, etc.), en collaboration avec les logisticiens et les techniciens.
• Travailler avec le personnel de logistique et de nettoyage pour s'assurer que les stocks de toutes les fournitures nécessaires dans le logement, les véhicules et le bureau sont demandés et en stock. (gants, thermomètres, désinfectants, EPI pour certains endroits, etc.
• Appuyer à l'identification des problèmes de bien-être du personnel, tant national qu'international, et à leur partage avec la hiérarchie.
• Rappeler en tout temps au personnel, lors des réunions, tous les protocoles à respecter en ce qui concerne les procédures d'utilisation normalisées (SOP) COVID19.
• Soutenir dans la collecte des rapports mensuels sur la santé et la sécurité au plus tard le 25 de chaque mois et les envoyer au Coordonnateur RH.
• Tenir à jour une liste des matériels de secours et veiller à ce qu'elle soit mise à jour tous les mois et affichée sur les tableaux d'affichage pertinents.
• S'assurer de la disponibilité de préservatifs dans les bureaux et guest houses.
• Partager le matériel sur la santé et la sécurité selon les conseils et le soutien fournis dans la mise en œuvre de la politique de santé et de sécurité.
• Veiller à ce que toute la documentation RH (papier et électronique) soit systématiquement tenue à jour et archivée conformément à la politique de protection des données d'Oxfam.
• Assurer le suivi et informer les parties prenantes concernées des informations manquantes et/ou du personnel incomplet

COMPETENCES CLES :
Essentielles :
• Diplôme universitaire en Administration ou Sciences Sociales, comptabilité, economie
• Expérience en matière de gestion des Ressources Humaines et dans l’administration avec les Organisations Internationales Humanitaires.
• Bonne connaissance de la législation sociale en RDC.
• Bonne communication verbale et écrite (capacité à produire des memos, des lettres administratives et des rapports en fonction des modèles établis) en français
• Bonne capacité d’analyse et d’explication des faits et des situations
• Capacité à utiliser des styles de communication appropriés pour influencer les décideurs clés à la fois en interne et en externe
• Bonnes capacités de planification et d'organisation.
• Capacité à travailler dans des délais serrés et sous pression.
• Aptitude avérée à réagir positivement et efficacement dans les situations d'urgence.
• Adaptable, flexible, capable de faire face à un large éventail de besoins et de demandes contradictoires.
• Diplomatie, tact et talent
• Bonne capacité de négociation
• Capacité de travailler avec des équipes multiculturelles
• Aptitude au travail d’équipe et apte à motiver les collègues
• Flexibilité : aptitude à travailler sous pression et à s’adapter à des situations changeantes,
• Être prêt à voyager régulièrement sur terrains
Désirables :
• Bonnes compétences informatiques, y compris une solide connaissance des logiciels MS Office, MS Excel et Outlook.
• Connaissance de l’Anglais est un atout
• Connaissance sur le concept et de la pratique «Genre»,
• Connaissance des ONG humanitaires conditions difficiles
Contenu du dossier
• Une lettre de motivation (1 page au maximum) dans laquelle vous mentionnerez le numéro de cette offre ;
• Un CV (un seul document en Word ou PDF) à jour qui relève les expériences et contenant 3 références professionnelles (les plus récents employeurs) pour besoin de témoignage ;
• Photocopie du ou des diplômes les plus récents et/ou qui s’adaptent au poste ;
Les candidats intéressés doivent UNIQUEMENT envoyés leurs lettres de motivation et leurs Curriculum Vitae à l’adresse e-mail ci-après
Les candidatures doivent être adressées au Directeur National des Ressources Humaines et envoyées au plus tard le 15 juillet 2020.
Préciser votre adresse e-mail et votre N° de téléphone ;
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s. Les dossiers ne correspondant pas au profil ci-dessus ne seront pas retenus.
Fait à Kinshasa, le 30/06/2020

LA REPRESENTATION
D’OXFAM GB EN RDC

COMPETENCES CLES :
Essentielles :
• Diplôme universitaire en Administration ou Sciences Sociales, comptabilité, economie
• Expérience en matière de gestion des Ressources Humaines et dans l’administration avec les Organisations Internationales Humanitaires.
• Bonne connaissance de la législation sociale en RDC.
• Bonne communication verbale et écrite (capacité à produire des memos, des lettres administratives et des rapports en fonction des modèles établis) en français
• Bonne capacité d’analyse et d’explication des faits et des situations
• Capacité à utiliser des styles de communication appropriés pour influencer les décideurs clés à la fois en interne et en externe
• Bonnes capacités de planification et d'organisation.
• Capacité à travailler dans des délais serrés et sous pression.
• Aptitude avérée à réagir positivement et efficacement dans les situations d'urgence.
• Adaptable, flexible, capable de faire face à un large éventail de besoins et de demandes contradictoires.
• Diplomatie, tact et talent
• Bonne capacité de négociation
• Capacité de travailler avec des équipes multiculturelles
• Aptitude au travail d’équipe et apte à motiver les collègues
• Flexibilité : aptitude à travailler sous pression et à s’adapter à des situations changeantes,
• Être prêt à voyager régulièrement sur terrains
Désirables :
• Bonnes compétences informatiques, y compris une solide connaissance des logiciels MS Office, MS Excel et Outlook.
• Connaissance de l’Anglais est un atout
• Connaissance sur le concept et de la pratique «Genre»,
• Connaissance des ONG humanitaires conditions difficiles
Contenu du dossier
• Une lettre de motivation (1 page au maximum) dans laquelle vous mentionnerez le numéro de cette offre ;
• Un CV (un seul document en Word ou PDF) à jour qui relève les expériences et contenant 3 références professionnelles (les plus récents employeurs) pour besoin de témoignage ;
• Photocopie du ou des diplômes les plus récents et/ou qui s’adaptent au poste ;
Les candidats intéressés doivent UNIQUEMENT envoyés leurs lettres de motivation et leurs Curriculum Vitae à l’adresse e-mail ci-après : [email protected] , [email protected]
Les candidatures doivent être adressées au Directeur National des Ressources Humaines et envoyées au plus tard le 15 juillet 2020.
Préciser votre adresse e-mail et votre N° de téléphone ;
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s. Les dossiers ne correspondant pas au profil ci-dessus ne seront pas retenus.
Fait à Kinshasa, le 30/06/2020

LA REPRESENTATION
D’OXFAM GB EN RDC