Finance & Admin Specialist

Le spécialiste F & A fournira au projet un appui financier, opérationnel et administratif dans le pays, selon les indications fournies. Le spécialiste des F & A relève du responsable des finances et de l'administration basé en Côte d'Ivoire, mais dispose d'un lien hiérarchique avec le directeur de projet dans le pays ou le conseiller technique principal, le cas échéant. Ce poste travaillera en étroite collaboration avec le responsable régional des finances et de l'administration et son équipe aux tâches essentielles du bureau, y compris l'enregistrement précis des transactions comptables dans le système de gestion financière de MSH. Il/elle garantira l'exactitude et la rapidité des dépôts et des paiements, éventuellement en réalisant un certain niveau de rapprochements des comptes mensuels. Le spécialiste F & A appliquera les règles et règlements de MSH et des donateurs en ce qui concerne les finances, les opérations, les contrats et l’appui aux achats, se conformera aux procédures MSH en matière de finances, d’approvisionnement et d’administration, soutiendra activement tous les audits internes et externes selon les besoins, et travaillera en étroite collaboration avec le responsable régional des finances et de l’administration pour identifier les domaines de contrôle interne à renforcer.

Le spécialiste F & A veillera au bon fonctionnement des opérations financières, opérationnelles, et administratives du bureau, y compris aux systèmes, outils, et services de gestion de bureau; la comptabilité, les rapports financiers et la gestion budgétaire; la logistique de formation et planification d'ateliers; la sécurité; l’approvisionnement de services et de biens d’une manière conforme; la gestion des besoins en matière de gestion de flotte; et le soutien lors des voyages internationaux et nationaux.

Il / elle s'assurera que la gestion administrative et le soutien du programme sont effectués conformément à la politique MSH, aux procédures standards d'exploitation MSH, aux réglementations des donateurs et aux bonnes pratiques commerciales. Il devra accomplir des tâches en maintenant un niveau élevé de qualité. Il / elle contribuera à atteindre les objectifs du projet. Il comprendra le domaine de la révision des demandes d’achat, des conseils pour l’établissement du budget des événements, le calcul de l’indemnité journalière, la tenue des dossiers, l’organisation d’ateliers, de formations, de séminaires, et de réunions (à l’intérieur et à l’extérieur du bureau) avec les homologues et les parties prenantes sur les activités du projet.

Il / elle est responsable de l'organisation de tous les événements en anticipant les besoins du projet, en identifiant les priorités de travail et en respectant les délais avec une supervision étroite de plusieurs événements de projet, sous la direction du directeur de projet de pays et en coordination avec l'équipe du programme.

Administration du système de gestion financière (10%)

• S’assurer que la piste de vérification complète est respectée et que les documents physiques requis sont joints au système de gestion financière.
• Veiller à ce que les factures / factures, les paiements de factures, les dépôts et les journaux soient correctement enregistrés dans les modules appropriés attribués par MSH.

Gestion de la trésorerie (10%)

• S’assurer de conserver un fichier pour chaque compte bancaire du bureau MSH. Cela inclut l’ouverture, la modification, les ajouts et retraits de signatures, et les détails de la fermeture de la banque. Ce fichier doit être conservé dans un tiroir sûr ou verrouillable.
• Travailler en étroite collaboration avec le responsable de finances et administration pour fournir le soutien administratif nécessaire à la coordination de la documentation entre la banque et MSH. Cela inclut de fournir un soutien à la trésorerie de MSH lors de la soumission de documents à la banque.
• Aider le directeur F & A à rassembler les prévisions de trésorerie pour le mois auprès du personnel du projet et rédigez le formulaire de demande de complément mensuel pour examen et approbation par le directeur administratif et financier en veillant au respect des exigences de seuil de trésorerie de MSH.
• S’assurer que les détails des bénéficiaires sont saisis en temps voulu et avant les paiements dans la banque en ligne.
• Préparer / rassembler la documentation précise et complète relative à l'argent mobile aux membres du personnel, aux participants, et aux bénéficiaires pour approbation.
• Travailler avec le comptable principal (basé en Côte d'Ivoire) chargé d'effectuer les rapprochements bancaires pour tous les comptes bancaires détenus dans le pays MSH où le titulaire du poste dispose d'un autre membre du personnel dans l'équipe chargée de l'enregistrement des transactions, afin qu'il puisse effectuer le rapprochement bancaire. Dans tous les cas, la séparation doit être respectée, c’est-à-dire que les opérations d’enregistrement des membres du personnel n’effectuent pas non plus le rapprochement bancaire.
• Maintenir le minimum de petite caisse au bureau en veillant à ce que le rapprochement des comptes en espèces soit effectué au moins une fois par semaine.

Responsabilités en matière de comptabilité financière et de période de clôture (15%)

• Soutenir les processus de clôture mensuels et annuels de la comptabilité financière MSH.
• Respecter les échéances détaillées du calendrier des rapports approuvées par l'unité des finances et de la gestion régionale du siège.
• Aider le directeur des finances et administration à exécuter les procédures de fin de mois / de clôture d'année conformément à la liste de contrôle de MSH Close.
• Effectuer un certain nombre de rapprochements de bilan si nécessaire. S’assurer que les comptes clients et fournisseurs sont bien contrôlés.
• Conformité aux normes US GAAP, FRS et de comptabilité analytique.

Assistance aux audits internes et externes (5%)

• Identifier et soumettre la documentation requise aux auditeurs en veillant à ce que tous les documents nécessaires soient correctement joints et que la piste d'audit soit claire.

Assistance aux rapports financiers (5%)

• Assurer la comptabilisation précise et en temps voulu des dépenses (paiements, charges à payer, factures) dans le système de gestion financière de MSH afin de vous fournir le bilan le plus récent des résultats de la dépense.
• Participer à la préparation des budgets de projet, estimer les besoins en liquidités à venir en collaboration avec l'équipe du programme, et préparer des prévisions de dépenses et les comptabiliser, le cas échéant.

Vérifier la conformité aux règles et règlements (5%)

• Rester au courant des règles et les règlements des donateurs et de MSH.
• S’assurer que la législation et la réglementation en vigueur dans le pays sont respectées, y compris le versement en temps voulu des retenues obligatoires aux organismes gouvernementaux tels que les autorités fiscales et la sécurité social.

Assistance administrative et financière (25%)

• Recevoir et examiner les demandes d’avance approuvées, les factures, les formulaires de remboursement des frais de déplacement, les formulaires de rapprochement des avances et les autres demandes de paiement, en veillant à ce que la documentation soit complète selon la liste de contrôle définie.

• S’assurer que le personnel et les fournisseurs sont payés en temps voulu, conformément aux jours de paie hebdomadaires convenus.

• S’assurer que les responsabilités sur le système financier sont apurées en temps voulu et que tout remboursement en souffrance est effectué au cours de la même période comptable avec la responsabilité.

• Soutenir les activités du projet en garantissant le paiement rapide des participants et des fournisseurs grâce à l'utilisation de l'argent mobile et des options de banque en ligne.

• Travailler en étroite collaboration avec le partenaire régional des ressources humaines et les entreprises de paie locales externes pour préparer, mettre à jour, et vérifier l'exactitude de la paie et des avantages avant leur approbation par le responsable régional des finances et de l'administration.

• Travailler avec le partenaire régional des RH pour examiner les prestations annuelles d’assurance du personnel, c’est-à-dire les assurances santé et vie, en veillant au respect des exigences et des règles relatives à l’éligibilité des personnes à charge.

• Avec l'approbation du responsable régional des finances et de l'administration et du directeur de projet dans le pays et / ou du responsable principal, effectuer le suivi des soldes de congés du personnel via le suivi des prises de force afin de vous assurer que les informations sont à jour.

• Superviser le traitement de la documentation nécessaire à l'obtention des certificats d'exonération de la TVA pour les achats effectués avec les fonds des donateurs, selon le cas, en effectuant des contrôles de qualité et en archivant tous les documents en vue de leur remboursement.

• Superviser les paiements en temps voulu de toutes les obligations fiscales MSH, ainsi que les exigences locales en matière des rapports fiscaux trimestriels / annuels.

Soutien administrative au bureau (5%)

• S’assurer que les installations et les services au bureau sont entretenu et fonctionnel; assurer la propreté des bureaux et de ses locaux de manière efficiente et efficace; superviser la gestion des stocks; maintenir un suivi de la réserve de stocks et s’assurer que le matériel de papeterie et les fournitures nécessaires sont disponibles dans le magasin.
• Gérer le registre de gestion des stocks et procéder à des comptages biannuels des stocks physiques en assurant un rapprochement complet du registre et de la position physique.
• Avec l'aide du siège MSH, configurer et mettre à jour un système de classement électronique conforme aux procédures standard de mappage des dossiers électroniques de MSH pour les dossiers des finances, des opérations et de l'administration. Tous les fichiers en papier doivent être numérisés pour pouvoir être archivés électroniquement.

Soutien à l’approvisionnement (5%)

• En collaboration avec l'équipe en Côte d'Ivoire, gérer les achats des bureaux extérieurs le cas échéant ; recevoir des demandes d'achat approuvées pour l'achat de biens et de services; suivre tous les demandes d’achat; identifier des sources, collecter les devis dans le pays à partager avec le bureau en Côte d'Ivoire qui sélectionnera et négociera avec les fournisseurs et émettra les bons de commande.

Soutien avec la gestion de flotte (5%)

• Superviser et assurer que l'engagement du service de transport pour les arrangements de voyage dans le pays des membres du personnel, des visiteurs, et des consultants, est conforme à la politique et aux procédures de MSH en matière de la location de véhicules; et créer et surveiller le journal de bord des véhicules loués.

Assistance avec les voyages et la logistique (5%)

• Organiser les billets d'avion nationaux et internationaux; fournir un soutien pour le traitement des visas; fournir des réservations de transport et d'hébergement; préparer des lettres d'invitation pour le personnel national et international et pour les voyages d’assistance techniques à court terme (STTA), les consultants locaux, et le traitement des autorisations requises pour les voyages internationaux.

Général (5%)

• Travailler avec le Project Associate au siège MSH pour fournir un soutien administratif et logistique à tous les consultants à court terme, en assurant la liaison entre MSH dans le pays et au niveau du siège pour les questions administratives et financières liées à ces contrats.
• Assurer la soumission précise et en temps voulu des rapports administratifs requis et de toute autre information, le cas échéant, aux directeurs de projet, aux agents de direction / responsables de projet au siège ou aux bureaux centraux.
• Agir en tant que point de sécurité pour l'équipe et soutenir le directeur de projet de pays et / ou le conseiller technique principal en aidant à mettre à jour le manuel de sécurité du pays, dialoguer avec l'agent de sécurité du siège, et informer les visiteurs au sujet de sécurité.
• Aider le partenaire régional des ressources humaines à faciliter le processus d’évaluation annuelle des performances et à répondre aux autres besoins en ressources humaines.
• Toute autre tâche assignée par la direction et requise par le poste.

Éducation:

Nécessaire:

• Baccalauréat en comptabilité, administration des affaires, ou un domaine similaire

Préférée:

• Maîtrise en administration des affaires ou en comptabilité

Expérience:

Nécessaire:

• au moins cinq (5) années d'expérience dans un poste indépendant d'administration et de comptabilité avec des responsabilités de tenue de livres avancées.

Préférée:

• Expérience de travail avec des projets financés par des donateurs et compréhension générale de leurs règles et réglementations.

Connaissances et Capacités:

• Expérience professionnelle acquise dans le cadre de projets soutenus par des organisations internationales.
• Maîtrise de Microsoft Excel, de préférence niveau avancé.
• Maîtrise des systèmes de comptabilité financière tels que QuickBooks, PeopleSoft, SAP, Agresso, etc. (et modules tels que GL, Comptes fournisseurs et approvisionnement).
• Expérience de l'organisation d'ateliers et de cours de formation.
• Expérience de l'élaboration et de l'interprétation de rapports financiers standards (bilan, compte de résultat, flux de trésorerie) et de la création d'entrées de journal requises.
• Maîtrise du français et maîtrise de l'anglais requises
• Excellentes aptitudes à la communication.

Compétences:

• Capacité à travailler de manière indépendante, à hiérarchiser les tâches, et à respecter les délais.

Exigences Physiques:

• Conditions de voyage, utilisation du clavier, utilisation de tiroirs, levage des papiers
• SVP faire les modifications appropriées, c.-à-d. le pourcentage de voyages, etc.

Management Sciences for Health (MSH), a global health nonprofit organization, uses proven approaches developed over 40 years to help leaders, health managers, and communities in developing nations build stronger health systems for greater health impact. We work to save lives by closing the gap between knowledge and action in public health. Since its founding in 1971, MSH has worked in over 150 countries with policy makers, health professionals, and health care consumers to improve the quality, availability and affordability of health services. Working with governments, donors, non governmental organizations, the private sector, and health agencies, MSH responds to priority health problems such as HIV & AIDS; tuberculosis; malaria; maternal, newborn and child health; family planning and reproductive health; and chronic non-communicable diseases such as cancer, diabetes, and lung and heart disease. Through strengthening capacity, investing in health systems innovation, building the evidence base, and advocating for sound public health policy, MSH is committed to making a lasting difference in global health.

Management Sciences for Health is an equal opportunity employer offering employment without regard to race, color, religion, gender, sexual orientation, gender identity, age, national origin, citizenship, physical or mental disability, or veteran status.
Finance & Admin Manager (Cote dIvoire)